Mașina de firmă – utilizare mixtă sau strict în interes de serviciu?

LEGISLAȚIE RUTIERĂ. Începând cu anul 2025, utilizarea mașinilor de serviciu de către angajați în scop personal a devenit un subiect din ce în ce mai reglementat de autorități în România. Deși practica este larg răspândită în mediul corporativ, noile prevederi legale aduc clarificări importante privind diferența între utilizarea profesională și cea personală a vehiculelor deținute sau închiriate de companii.

Mașina de firmă și avantajul salarial
Conform legislației în vigoare, dacă o mașină de serviciu este pusă la dispoziția angajatului și pentru uz personal, aceasta devine considerată un avantaj de natură salarială. Astfel, compania are obligația de a plăti impozite pe beneficiul acordat, iar TVA-ul și cheltuielile legate de vehicul devin parțial deductibile. În cazul în care mașina este utilizată exclusiv pentru activități economice – deplasări la clienți, bănci, autorități sau puncte de lucru – cheltuielile și TVA-ul sunt deductibile în proporție de 100%. Pentru a beneficia de această deducere integrală, firma trebuie să păstreze documente justificative precum foaia de parcurs, delegațiile și deconturile, precum și justificarea scopului profesional al deplasărilor.

Utilizare mixtă sau personală
Dacă angajatul folosește mașina și în interes personal, cheltuielile și TVA-ul sunt deductibile doar în proporție de 50%. În asemenea situații, nu mai este necesară întocmirea foilor de parcurs, dar compania trebuie să recunoască oficial utilizarea parțială în scopuri personale și să declare avantajul salarial acordat angajatului.

Reguli privind utilizarea mașinii și consecințele abuzului
Legislația precizează clar că, dacă firma decontează 100% din cheltuieli cu impozitare, angajatul nu are dreptul să folosească vehiculul în scop personal. Utilizarea unei mașini de serviciu în afara acordului sau fără aprobare scrisă poate fi interpretată drept abuz de încredere, fapt penal prevăzut de Codul Penal, cu riscul unei pedepse cu închisoarea de la 3 luni la 2 ani sau amendă penală.

Ce mașini pot fi folosite în regim fiscal favorabil
Pentru a beneficia de un regim fiscal avantajos, vehiculele trebuie să aibă o greutate maximă de 3,5 tone și să nu aibă mai mult de 9 locuri (inclusiv pentru șofer). Aceste condiții permit conducerea cu permis Categoria B și exclud transporturile speciale.

Aspecte legale și recomandări
Este recomandat ca angajatul să obțină în prealabil aprobare scrisă din partea conducerii pentru utilizarea mașinii în interes personal. Astfel, în cazul unui control fiscal sau al unui incident, angajatul va putea demonstra că nu a abuzat de bunul deținut de firmă. În plus, această aprobare poate preveni sancțiuni și neînțelegeri legale atât pentru angajat, cât și pentru companie.

Implicații pentru administratori și persoane din afara companiei
Legislația se aplică și în cazul administratorilor care încredințează vehiculele firmei unor terți fără un acord formalizat. În lipsa unui contract, astfel de gesturi pot avea implicații legale similare cu cele prevăzute pentru angajați.

În concluzie, odată cu înăsprirea cadrului legislativ în 2025, atât conducătorii auto, cât și angajații trebuie să fie foarte atenți la modul în care utilizează mașinile de serviciu. Respectarea regulilor nu doar că evită sancțiuni legale, ci și asigură o gestiune corectă și transparentă a beneficiilor și cheltuielilor companiei.